Arti Pentingnya Organisasi dan Metode

1.      PENGERTIAN ORGANISASI DAN METODE

Secara sederhana organisasi dapat diartikan sebagai :

Wadah             : sekelompok manusia untuk saling bekerja sama

Proses              : pengelompokan manusia dalam suatu kerja sama yang efisien

Sedangkan istilah metode tersebut berarti suatu tata kerja yang dapat mencapai tujuan secara efisien.

Pengertian organisasi dan metode secara lengkap adalah :

Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sah ditetapkan.

           

Dari pengertian tersebut terkandung beberapa maksud yaitu :

a.       Organisasi dan metode merupakan kunci atau syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya.

b.      Organisasi dan metode penting bagi kegiatan manajemen

c.       Organisasi dan metode dapat memanfaatkan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.

d.      Organisasi dan metode berguna dalam meningkatkan efisiensi kerja untuk mencapai tujuan

Dari uraian tersebut terlihat jelas betapa eratnya hubungan antara manajemen, organisasi dan metode, bukan sepertinya dapat dikatakan bahwa organisasi dan metode merupakan salah satu bidang pengkhususan dari manajemen.

Jadi sifat dan maksud organisasi metode adalah pelayaran terhadap manajer dan administrasi yang berusaha memajukan pekerjaan mereka atau tata kerja yang dipergunakan dalam rangka pencapaian efisiensi yang maksimal pada organisasi.

2.      MANAJEMEN DAN ORGANISASI

Manajemen pada hakekatnya merupakan proses kegiatan seseorang pimpinan (manajer) yang harus dilakukan dengan mempergunakan cara-cara pemikiran yang rasional maupun praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui kerja sama dengan orang lain sebagai sumber tenaga kerja tanpa mengabaikan sumber-sumber yang lain dan waktu yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya.

Kegiatan manajemen :

a.       Perencanaan (planning)

-          Merupakan proses kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas-prioritas yang harus dilakukan secara rasional sebelum melaksanakan tindakan yang sebenarnya

-          Merupakan kegiatan non fisik (kejiwaan) sebelum melaksanakan kegiatan fisik

-          Sangat diperlukan dalam rangka mengarahkan tujuan dan sasaran organisasi serta tujuan suatu program pembangunan

b.      Pengorganisasian (organizing)

-          Merupakan proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan fungsi-fungsinya serta penempatan mengenai orang yang menduduki fungsi-fungsi tersebut secara tepat

-          Dilakukan demi perencanaan, pelaksanaan dan pembagian kerja yang tepat

-          Harus diperhatikan dalam penempatan orang (staffing) dilakukan secara objektif

c.       Pendorong (motivating)

-          Merupakan proses kegiatan yang harus dilakukan untuk membina dan mendorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai

-          Mencakup segi-segi perangsang baik yang bersifat rohaniah seperti kenaikan pangkat, pendidik dan pengembangan karier, pemberian cuti dan sebagainya maupun yang bersifat jasmaniah seperti sistem upah yang menggairahkan, pemberian tunjangan, penyediaan fasilitas yang lengkap dan sebagainya

d.      Pengendalian (controlling)

-          Merupakan rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan, penyempurnaan dan penilaian sehingga dapat mencapai tujuan seperti yang direncanakan

-          Sangat penting untuk mengetahui sampai di mana pekerjaan sudah dilaksanakan

-          Dapat dilakukan evaluasi, penentuan tindakan korektif ataupun tidak lanjut, sehingga pengembangan dapat ditingkatkan pelaksanaannya

Keempat kegiatan tersebut tidak akan terlaksana tanpa adanya sumber-sumber ataupun sarana yang harus didayagunakan secara tepat. Menurut istilahGeorge R Terry sumber-sumber yang dimaksud disebut 6 M (The six M’s in management) yaitu :

a.       Manpower (manusia atau tenaga kerja)

b.      Money (uang atau dana)

c.       Materials (bahan-bahan atau material)

d.      Machines and equipment (mesin dan peralatan)

e.       Methods (tata kerja)

f.       Market (pasar)

Dari uraian di atas dapat dirumuskan bahwa manajemen adalah proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar manusia. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut maka akan perlu dibentuk suatu organisasi yang pada pokoknya secara fungsional dapat diartikan sebagai sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu kerja sama yang efisien untuk mencapai tujuan. Sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi organisasi adalah sebagai alat dari manajemen untuk mencapai tujuan.

3.      PROSES ORGANISASI

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar fungsi serta wewenang dan tanggung jawabnya di samping itu struktur organisasi juga mencerminkan mekanisme-mekanisme formal pada pengelolaan organisasi.

Contoh organisasi dilingkungan misalnya karang taruna, osis, mejelis ta’alim, pmr, paskibra, pramuka, dan sebagainya.

Struktur organisasi (formal) mempunyai dua muka yaitu :

a.       Model struktur, dalam hal ini kita dapat mempergunakan prinsip-prinsip teori organisasi

b.      Dimensi-dimensi dasar struktur, yang akan menentukan kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat diberikan.

Adapun mengenai proses-proses yang terjadi dalam organisasi (formal) antara lain :

a.      Proses mempengaruhi  (wewenang dan kekuasaan)

Menurut Scott dan Mitchell pengaruh merupakan suatu transaksi sosial di mana seorang atau kelompok orang digerakan oleh seseorang atau kelompok orang yang lain untuk melakukan kegiatan yang sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruhi. Dalam hal ini suatu pengaruh sangat berhubungan dengan kekuasaan dan wewenang. Yang dimaksud dengan kekuasaan adalah kemampuan untuk mempunyai pengaruh, sedangkan wewenang merupakan salah satu tipe dari kekuasaan.

b.      Proses pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan secara universal didefinisikan sebagai pemilihan di antara berbagai alternatif yang mencakup baik pembuatan pilihan maupun pemecahan masalah. Pengambilan keputusan sebagai bagian kunci kegiatan manajer, merupakan proses melalui serangkaian kegiatan dipilih.

       Suatu keputusan adalah rasional secara sengaja bila penyesuaian-penyesuaian sarana terhadap hasil akhir dicoba dengan sengaja oleh individu atau organisasi, dan suatu keputusan adalah rasional secara organisasional bila keputusan diarahkan ke tujuan-tujuan individual.

4.      DINAMIKA ORGANISASI

Manusia melakukan kegiatan dan bereaksi terhadap kegiatan orang lain dalam organisasi baik dari pimpinan atau sesama anggota, menimbulkan bermacam-macam dinamika perilaku dalam organisasi. Didalam dinamika organisasi ini terdapat beberapa hal penting antara lain : organisasi informal, dinamika konflik, teori motivasi, kepemimpinan dalam berorganisasi, analisis kepegawaian dan anggaran organisasi.